Apostilla urgente para documentos

¿Necesita una apostilla con urgencia?

¿Qué es una apostilla?

La apostilla es la forma más común de legalización de documentos. Se trata de un sello rectangular de un formato determinado, con información en el idioma nacional del país. La palabra APOSTILLE aparece en francés en la parte superior y, debajo, figura la referencia al Convenio de La Haya.

Desde el 5 de octubre de 1961, el texto de la apostilla no puede ser arbitrario; debe ajustarse estrictamente al modelo establecido en el Convenio de La Haya. Esto evita que la apostilla se confunda con otros sellos, como los notariales o consulares.

¿Cuál es la diferencia entre legalización consular y apostilla?

Antes del Convenio de La Haya, existía el procedimiento de legalización consular: un proceso complejo, laborioso y que requería mucho tiempo, además de no ser de aplicación universal. La legalización consular sigue utilizándose hoy en día para los países que no han firmado el Convenio de La Haya.

En Rusia, la legalización consular consta de seis etapas:

• Se prepara una copia notarial del documento.
• Se realiza la traducción al idioma del país de destino.
• Se certifica notarialmente la traducción.
• El Ministerio de Justicia coloca una constancia de legalización.
• El Ministerio de Asuntos Exteriores estampa un sello de legalización.
• El consulado del país de destino estampa su sello de legalización.

En otros países, los trámites suelen ser algo más sencillos: normalmente basta con un sello del Ministerio de Justicia o del Ministerio de Asuntos Exteriores. Por ello, la apostilla se considera una forma simplificada de legalización de documentos en comparación con la legalización consular.

¿Por qué la apostilla es una forma universal de legalización?

Como se desprende del procedimiento de legalización consular, cada vez que se prepara un documento para un país concreto, el trámite debe repetirse. Por eso, a diferencia de la apostilla, la legalización consular no es universal.

La apostilla, en cambio, se coloca una sola vez y garantiza la aceptación del documento en todos los países signatarios del Convenio de La Haya.

¿Tiene fecha de caducidad una apostilla?

Una apostilla no tiene fecha de vencimiento. Lo que sí puede caducar es el propio documento, por ejemplo, un certificado de antecedentes penales.

¿Es necesario apostillar un documento si solo se utilizará en Rusia?

No, en ese caso no es necesaria la apostilla. Solo se requiere cuando el documento se va a presentar fuera de su país de origen.

¿Qué países reconocen la apostilla?

Todos los países que han firmado el Convenio de La Haya de 1961, cuyo nombre completo es Convenio de La Haya por el que se suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros.

Este convenio suprime la exigencia de legalización consular para los documentos públicos extranjeros entre los países signatarios. Como se ha indicado anteriormente, en Rusia el procedimiento de legalización consular consta de seis etapas y puede durar casi un mes. En cambio, la apostilla es un sello universal aceptado y reconocido por todos los países que han firmado el Convenio de La Haya.

Entre los países participantes figuran Rusia, Estados Unidos, casi todos los países europeos, la mayoría de los países latinoamericanos, India, Japón, Israel, Australia, Nueva Zelanda y Omán. La República Popular China, los Emiratos Árabes Unidos, Arabia Saudita, Siria, Canadá y la mayoría de los países africanos no han firmado el convenio.

Entre los países de la antigua URSS que han firmado el convenio se encuentran Azerbaiyán, Armenia, Bielorrusia, Georgia, Kazajistán, Kirguistán, Letonia, Lituania, Moldavia, Rusia, Tayikistán, Uzbekistán, Ucrania y Estonia.

Periódicamente se incorporan nuevos países al convenio, por lo que conviene consultar la lista actualizada de Estados participantes. Puede ocurrir que ayer aún fuera necesario tramitar una legalización consular para el país que le interesa y que hoy ya baste con una apostilla.

Si un documento tiene apostilla, ¿significa que es legal?

Una apostilla confirma la autenticidad del sello y de la firma de un funcionario en un documento, pero no afecta al contenido del mismo.

Para colocar una apostilla, el organismo autorizado debe verificar la autenticidad del sello y la firma, lo que requiere muestras para su comparación. Por lo tanto, si la firma o el sello son falsificados, esto se descubrirá durante el proceso de comprobación.

En Rusia, los documentos falsificados con mayor frecuencia son los títulos académicos, los certificados de antecedentes penales y los documentos notariales. La mayoría de las falsificaciones se detectan durante el proceso de apostilla.

Por consiguiente, si no está seguro del origen de su documento, no lo presente para apostilla: el documento no se devolverá y el solicitante puede enfrentarse a consecuencias desagradables.

¿Puede una autoridad gubernamental negarse a emitir una apostilla?

Sí, puede hacerlo, ya que la apostilla no se expide automáticamente al presentar el documento.

Se denegará si el documento fue emitido de forma irregular, por ejemplo, a una persona que no tenía derecho a recibirlo, o si nunca fue emitido, es decir, si es falso. Esto suele ocurrir con diplomas falsificados emitidos con membrete universitario.

Visualmente, puede ser difícil distinguir un diploma falso de uno auténtico. Sin embargo, tras consultar a la universidad correspondiente y a el Servicio Federal de Supervisión en Materia de Educación y Ciencia (Rosobrnadzor), puede comprobarse si el diploma fue realmente emitido y a nombre de quién.

Por ello, el documento debe llevar el sello y la firma auténticos del funcionario. Como se indicó antes, ambos se comparan con las muestras que conserva la autoridad competente para expedir apostillas. Si no dispone de dichas muestras, la institución las solicita directamente a la organización que emitió el documento.

Además, el documento debe estar libre de errores o correcciones y cumplir con las normas establecidas para su elaboración.

Importe de la tasa estatal

Independientemente de la autoridad que emita la apostilla, la tasa es la misma: 2.500 rublos por documento.

La tasa estatal no se reembolsa si se deniega la solicitud de apostilla, ya que la ley exige su pago por la revisión del expediente. Tras la revisión, la administración competente emite una resolución favorable o desfavorable.

¿Cuáles son los plazos para obtener una apostilla?

En Rusia, el plazo de tramitación de una apostilla suele ser relativamente corto: de uno a cinco días hábiles. Los documentos académicos constituyen una excepción, ya que pueden tardar hasta dos meses.

¿Se requiere un poder notarial si otra persona presenta el documento para su apostilla?

Según el Convenio de La Haya, cualquier persona puede actuar como solicitante, incluso sin poder notarial del titular del documento. En Rusia, los documentos académicos son una excepción: para su apostilla se requiere un poder notarial o consular del titular.

¿Qué debo hacer si necesito apostillar un certificado y el titular aún es menor de edad?

Si el titular del certificado tiene entre 14 y 18 años, según la legislación rusa, el poder notarial debe otorgarse de la siguiente manera: el menor y uno de sus representantes legales, padre o madre, deben comparecer ante notario o cónsul con sus pasaportes y el certificado de nacimiento del menor.

En el poder notarial, el notario o cónsul certifica la autenticidad de las firmas de ambas personas. De esta forma, el menor actúa con el consentimiento de su progenitor.

¿Qué debo hacer si el titular del documento está en el extranjero y se requiere un poder notarial para apostillar un diploma o certificado?

En este caso, existen dos opciones para obtener un poder notarial: a través de un notario local o en el consulado ruso del país correspondiente. Cada opción tiene sus ventajas y desventajas.

Ventajas de otorgar el poder notarial en el consulado ruso

• El poder notarial se expedirá en ruso. No requerirá legalización posterior y podrá enviarse directamente a Rusia.
• La tasa consular suele ser mucho menor que los honorarios notariales de los notarios locales.

Desventajas de obtener el poder notarial en el consulado ruso

• Por lo general, se requiere cita previa, y la fecha suele fijarse entre uno y dos meses después de la solicitud. Por tanto, si decide obtener el poder notarial en el consulado, conviene ponerse en contacto con él con antelación.
• Los consulados rusos suelen encontrarse en las capitales y en las ciudades más grandes. Muchas veces, los solicitantes viven en localidades pequeñas y alejadas, por lo que el desplazamiento puede anular cualquier ahorro en la tasa consular.

Ventajas de obtener el poder notarial ante un notario local

• Puede conseguir una cita con bastante rapidez y otorgar el poder notarial en cuestión de días.
• Por lo general, hay notarios en cualquier localidad, incluso en las más alejadas de la capital.

Desventajas de obtener el poder notarial ante un notario local

• Por regla general, los honorarios notariales son significativamente más altos que las tasas consulares.
• El poder notarial se expedirá en el idioma oficial del país y deberá legalizarse en la Federación de Rusia, ya sea mediante apostilla o legalización consular.

Nota importante: la apostilla o la legalización consular solo puede obtenerse en el país donde se emitió el documento. No obstante, recomendamos encarecidamente obtener una traducción jurada del poder notarial expedido por un notario local en Rusia.

En primer lugar, en Rusia es mucho más fácil obtener una traducción correcta de textos jurídicos al ruso. En segundo lugar, incluso si obtiene la traducción certificada en el extranjero, no podrá evitar que parte del documento esté en un idioma extranjero, como mínimo la fórmula de certificación notarial, el sello, el timbre y el texto de la apostilla.

¿Sabe un notario extranjero o un cónsul ruso qué debe incluirse en un poder notarial?

En realidad, no siempre. Incluso si lo saben, no recomendamos confiar en plantillas genéricas, porque podrían estar desactualizadas, incompletas o no incluir todas las facultades necesarias.

Usted es responsable de facilitar al cónsul o al notario un modelo del poder notarial que necesita, para evitar que un documento correctamente formalizado sea rechazado en Rusia por deficiencias en su contenido.

Debido a los cambios normativos y a las exigencias de las autoridades rusas, se requiere un poder notarial con facultades lo más detalladas posible.

No existe un poder notarial universal, o lo que algunos clientes llaman “poder notarial general”. No basta con indicar que se representan los intereses del poderdante ante determinadas instituciones. Cada paso y cada actuación jurídicamente relevante del apoderado debe figurar en el poder notarial.

Si ha visto poderes notariales judiciales, habrá comprobado que la lista de facultades puede ocupar dos o tres páginas de texto. Por ello, sin la ayuda de un especialista, resulta difícil redactar correctamente el poder notarial que necesita.

¿Cuál es el procedimiento correcto para obtener un poder notarial aceptado en Rusia?

Basándonos en muchos años de experiencia trabajando con ciudadanos residentes en el extranjero y con extranjeros, hemos desarrollado un algoritmo claro para preparar poderes notariales para cualquier tipo de trámite.

Si usted se encuentra en el extranjero, los pasos son los siguientes:

• Decida quién se encargará de su trámite en Rusia.
• Solicite un modelo de poder notarial a su representante en Rusia.
• Si va a obtener el poder notarial en el consulado ruso, solicite cita con antelación y presente allí el modelo recibido de su representante en la Federación de Rusia.
• Si otorga el poder notarial ante un notario local, la versión en ruso deberá traducirse al idioma oficial del país en el que se encuentre.
• Si el poder notarial se expide en el consulado ruso, solo quedará enviarlo a su representante en Rusia.
• Si el poder notarial lo expide un notario local, deberá apostillarse o legalizarse consularmente.

Después, envíe el poder notarial a su representante en Rusia, quien encargará una traducción jurada del documento al ruso a través de una empresa de traducción en Rusia.

Importante: al traducir de un idioma extranjero al ruso, debe utilizarse la versión original del poder notarial en ruso, asegurándose de que toda la redacción coincida exactamente con la del texto original. El lenguaje jurídico no admite excepciones: cada frase debe ser idéntica al modelo aprobado.

¿Qué documentos pueden apostillarse?

Por regla general, pueden apostillarse los documentos originales emitidos por organismos públicos o los documentos notarizados. También puede apostillarse, en muchos casos, una copia notarial de un documento.

No obstante, no todos los documentos pueden ser apostillados en copia notarial. Es importante tener en cuenta que cada notario, aunque se rija por el marco legal, actúa también con cierto margen de discrecionalidad. Por lo tanto, si una notaría se niega a certificar su copia, eso no significa que otro notario no lo haga.

¿Qué documentos no pueden apostillarse?

No pueden apostillarse los documentos emitidos por entidades comerciales o documentos de carácter comercial, por ejemplo, documentos bancarios, documentos emitidos por compañías de seguros, facturas, recibos, contratos privados, actas y similares.

Tampoco pueden apostillarse documentos emitidos por ciertas categorías de instituciones estatales y municipales, como organizaciones médicas, administraciones, prefecturas, departamentos de policía distritales, aduanas y servicios fronterizos.

Además, no se apostillan documentos sin fecha, sin sello de la organización o sin firma oficial; documentos sin coser; ni documentos que contengan correcciones no especificadas, errores tipográficos, textos ilegibles, roturas, suciedad, desgaste o cinta adhesiva.

¿Qué instituciones de la Federación Rusa están autorizadas a expedir apostillas?

Departamento de Justicia

Apostilla documentos judiciales y notariales. Entre los documentos que más frecuentemente se apostillan se encuentran los siguientes:

• Decisiones judiciales y resoluciones. Para apostillar una decisión judicial, esta debe haber entrado en vigor.
• Consentimiento notarial para la salida de un menor.
• Consentimiento notarial del cónyuge o ex cónyuge para una transacción.
• Poderes notariales.
• Contratos notariales, por ejemplo, capitulaciones matrimoniales, acuerdos de pensión alimenticia, acuerdos sobre el régimen de participación en la crianza de los hijos y acuerdos sobre la división de bienes adquiridos conjuntamente por los cónyuges.

Importante: el Departamento de Justicia puede apostillar tanto los originales como las copias notarizadas de los documentos mencionados.

Rosobrnadzor

Apostilla documentos educativos originales emitidos en la Federación de Rusia, así como en la RSFSR durante la época de la URSS. Entre ellos:

• certificados de educación secundaria y sus suplementos;
• diplomas de educación secundaria especializada y sus suplementos;
• diplomas de educación superior y sus suplementos;
• diplomas de candidato a ciencias;
• diplomas de doctor en ciencias.

Importante: las apostillas de el Servicio Federal de Supervisión en Materia de Educación y Ciencia solo se emiten sobre los originales de los documentos educativos mencionados anteriormente.

Importante: también puede apostillarse un diploma de una universidad no estatal, siempre que la universidad esté acreditada por el Estado y emita diplomas conforme al formato estatal establecido.

En la práctica, las solicitudes de apostilla suelen denegarse por errores en los formularios, por formularios con un formato no especificado o por documentos incompletos o incorrectamente redactados.

Importante: diversos certificados, incluidos los expedientes académicos, currículos y certificados de finalización de cursos o programas de formación continua, no se apostillan en su formato original.

Por tanto, los documentos educativos mencionados pueden apostillarse de dos maneras: mediante la apostilla del documento original o de una copia notarial del mismo. Si la apostilla se coloca en el original, el organismo competente es Rosobrnadzor; si se coloca en una copia notarial, corresponde al Departamento de Justicia.

Archivo de la Oficina de Registro Civil

Estampa la apostilla en los documentos de registro estatal de los actos del estado civil. Entre los documentos que pueden incluirse se encuentran:

• certificados o notificaciones en el formato establecido, especialmente el Formulario 35, que acredita la ausencia de un registro estatal de un acto del estado civil;
• certificados de matrimonio, divorcio, nacimiento, defunción, cambio de nombre, cambio de sexo, establecimiento de paternidad, maternidad y adopción.

Importante: las apostillas del Registro Civil solo se expiden para los originales de los documentos mencionados. Si se requiere apostillar una copia notarial de un certificado del Registro Civil, el trámite debe realizarse a través del Departamento de Justicia.

Ministerio del Interior

Apostilla documentos originales expedidos por los principales centros de información y análisis del Ministerio del Interior de Rusia. Se trata principalmente de certificados de antecedentes penales.

¿Es posible obtener una apostilla para un documento en su ciudad?

Algunos documentos pueden apostillarse y otros no. A continuación, se muestra una tabla con los tipos de documentos y las autoridades rusas competentes para apostillarlos.